Reviews voor QicsMilestones

Actan, een full-service accountantskantoor, adviseert MKB bedrijven op fiscaal, juridisch en HRM gebied. Wij spraken met Maarten van Duijn, verantwoordelijk voor accountancy en IT, over zijn ervaring met QicsMilestones en Power BI. Actan is per 1 januari 2017 overgestapt op QicsMilestones. Tijdens het gebruik ontstond al snel de behoefte aan een dashboard waarmee het kantoor kan worden aangestuurd. Actan heeft gekeken naar de mogelijkheden van Tableau, Qlikview en Power BI, waarbij men het meest enthousiast is over laatstgenoemde. “Wij zijn erg enthousiast over Power BI, omdat het laagdrempelig en makkelijk te implementeren is. Het biedt mooie geavanceerde dashboardmogelijkheden om alle informatie, die binnen QicsMilestones beschikbaar is, te ontsluiten naar onze medewerkers.” aldus van Duijn. Over de reden waarom Tableau en Qlikview afvielen zegt van Duijn: “Tableau en Qlikview zijn mooie tools, maar het investeringsplaatje ligt een stuk hoger. Wat ook meespeelde is dat Qics specifiek voor Power BI een connector heeft ontwikkeld. Daardoor is er in Power BI direct een complete QicsMilestones dataset aanwezig en kunnen we tegelijkertijd de expertise van Qics inzetten. Als je een andere tool zou kiezen, dan moet je dat allemaal zelf doen.” Daarnaast vindt van Duijn het een voordeel dat Power BI volledig in de Microsoft office 365 suite is geïntegreerd. Over het gebruik van Power BI is van Duijn duidelijk: “Power Bi is gebruiksvriendelijk, laagdrempelig en volledig in de Cloud. Het stelt je in staat om op verschillende manieren naar dezelfde data te kijken.” Actan hoopte met Power BI veel meer inzicht te krijgen: “We wilden graag real-time inzicht ben en dat is gelukt. De link tussen ‘wat hebben mensen daadwerkelijk gepresteerd’ versus ‘wat hebben we voor die mensen begroot’, is dankzij Power BI inzichtelijk geworden. De interface is erg gebruiksvriendelijk waardoor we snel en gemakkelijk gewenste overzichten kunnen bouwen.” legt van Duijn uit.

Pivoton ontwikkelt intuïtieve, procesgestuurde software voor de flexmarkt. We ondersteunen het proces van het vinden en plaatsen van een kandidaat, tot het verwerken van urendeclaraties en van verlonen tot factureren, zodat hun klanten zich kunnen focussen op de business. Paul van den Bosch, algemeen directeur van Pivoton, vertelt hoe QicsMilestones hen helpt. Van softwareontwikkeling naar facturatie en rapportage Wij vertalen complexe wet- en regelgeving naar gebruiksvriendelijke procesondersteunende software voor de flexmarkt. Daarmee staan we garant voor maximale productiviteit en foutreductie. Dat doen we met een eigen team, maar we huren ook externen in als we extra capaciteit nodig hebben. Het is voor ons belangrijk alle uren die hiermee gemoeid gaan goed te registreren en te monitoren. Onze ontwikkelaars werken met Jira, een software-ontwikkeltool voor agile teams. Onderdeel hiervan is ook dat zij de uren die zij aan bepaalde functionaliteiten besteden hierin vastleggen. Jira geeft ons als management echter niet genoeg stuurinformatie, daar is het primair ook niet voor bedoeld. Geen dubbel werk Daarom zijn we op zoek gegaan naar een oplossing die ons wel die detailinformatie geeft. Niet alleen van onze uren die we besteden aan softwareontwikkeling, maar op alle uren van alle medewerkers. We hebben gekozen voor QicsMilestones omdat we uren kunnen registreren en factureren en het ons ook de tools biedt om tot een heldere rapportage te komen over planning, voortgang en resultaten, zodat we daarop kunnen sturen. Bovendien heeft QicsMilestones een koppeling heeft met Jira. Wij gebruiken de geregistreerde uren in QicsMilestones vervolgens voor de output naar onze Power BI-rapportages. Weinig contact nodig Er is eigenlijk weinig contact met het team van Qics. Dat is wat ons betreft goed nieuws, het is gewoonweg niet nodig. De interface van QicsMilestones is heel eenvoudig. De oplossing is heel stabiel. Het cijfer dat wij geven? Een 8,5!

Het team van accountantskantoor Lansigt zocht een toekomstbestendige applicatie voor urenregistratie, facturatie en planning. Dat vonden ze in QicsMilestones. Machiel Roos, teammanager Finance & IT bij Lansigt, en zijn collega Agnes Slootweg, Medewerker Facturatie- en debiteurenbeheer, vertellen over de overstap. Te omslachtig Machiel: ‘Lansigt is een breed georiënteerd accountantskantoor met vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda en Ridderkerk. Ons team bestaat uit zo’n 170 professionals die energie krijgen van vooruitstrevende oplossingen die onze dienstverlening blijvend verbeteren. Begin 2020 besloten we dat het tijd was voor een nieuw urensoftwarepakket. Onze bestaande applicatie werkte te omslachtig. Elke maand stonden op drie vestigingen printers een halve dag te stampen om alle conceptfacturen uit te draaien, die vervolgens op papier moesten worden bewerkt om daarna ingeleverd te worden bij Agnes.’ Op sleeptouw Agnes: ‘Aan mij de schone taak om dan de facturen definitief te maken. Dat kostte allemaal veel te veel tijd en we hadden behoefte aan een oplossing waarbij dat proces gedigitaliseerd kon worden. Tijdens het selectietraject kwam QicsMilestones naar voren als meest geschikte oplossing voor urenregistratie, facturatie én planning. In de zomer van 2020 zijn we aan de overstap begonnen. Wat ik als heel fijn heb ervaren, was dat Berry en Thessa van Qics ons echt op sleeptouw namen. Het was een race tegen de klok om tijdig klaar te zijn. Met dank aan Berry hebben we het toch gered.’ Machiel: ‘Gelukkig is het resultaat absoluut de moeite waard. We kunnen nu sneller tijdschrijven zonder fouten, het factureren gaat volledig gedigitaliseerd, en we beschikken over heldere rapportages.’ Wensen serieus genomen ‘Het contact met Qics ervaren we als heel fijn’, besluit Machiel. ‘Als we een vraag stellen, telefonisch of per e-mail, koppelen ze altijd snel terug, daar zijn ze heel actief in.

Mijn ervaring met QicsMilestones is vanuit mijn rol als mede-eigenaar en als relatiebeheerder. Als manager kijk ik naar de productiviteit van medewerkers. De geschreven uren zijn natuurlijk belangrijk, omdat deze de basis vormen voor de facturatie. QicsMilestones helpt ons hier al meer dan 15 jaar bij. Destijds zochten we naar het beste pakket in zijn soort. En het moest koppelen met Exact Synergy. We hebben gekozen voor Qics omdat hun software wél voldeed aan onze wensen en eisen. QicsMilestones heeft een facturatiedashboard dat op elk moment van de dag een goed inzicht geeft. En ofschoon QicsTime, het toenmalige pakket, al goed werkte, is het dashboard in QicsMiletones nog veel beter. Wat ook belangrijk is, is dat mijn assistenten het voorwerk doen. Ik kan eenvoudig zien wat er aan factuurvoorstellen openstaat, en wat er al is gefactureerd. Dit maakt het gemakkelijk om het te bespreken en te verwerken. Het facturatiedashboard is écht een geweldige tool. Als relatiebeheerder maak ik verschillende afspraken met onze klanten. Sommige klanten krijgen per maand een voorschotfactuur, in combinatie met een eindfactuur voor het verrekenen van eventueel meerwerk en sommige klanten worden gefactureerd op basis van uren maal tarief. Er wordt per maand, per kwartaal of per jaar gefactureerd, fixed fee of nacalculatie. Ofwel eigenlijk alle soorten facturatie-afspraken. Alle facturatieafspraken zijn gemakkelijk in te voeren, en het is gemakkelijk om hier overzichten van te maken. Het contact met Qics is bovendien altijd goed, al vanaf het begin. Destijds had ik veel contact met Eddy, de laatste tijd meer met Thessa. Ze staan altijd klaar om te helpen of om vragen te beantwoorden. Ik hou ervan om korte lijnen te hebben en om personen te spreken die je situatie goed kennen. En dat gevoel heb ik bij Qics. QicsMilestones is één van de beste pakketten in zijn soort. Het cijfer? Een 8,5!

Als mede-eigenaar houd ik me binnen ons kantoor bezig met commercie, strategie, productontwikkeling en IT. Ik ben in aanraking gekomen met QicsMilestones via onze accountant, Spijker Accountancy, die erg te spreken was over de software. We zochten destijds namelijk een urenpakket dat goed aansloot op onze Exact-omgeving. Ook moesten we het kunnen gebruiken met Radar, ons CRM-pakket. Op dat moment zochten we echt naar een zogenaamde ‘best-of-breed’-oplossing en vonden die in QicsMilestones. Natuurlijk hebben we ook de optie overwogen om bijvoorbeeld een ERP-pakket volledig naar onze wensen te laten maken of inrichten, maar dat zou te veel tijd én geld gaan kosten. Als kantoor zijn we wellicht, uniek maar ons proces van urenschrijven niet. Een bestaande brancheoplossing levert meteen efficiëntie op. Maatwerk kan ook een bepaalde ‘spaghetti’ opleveren. Bij een migratie kan dat voor heel veel hoofdbrekens zorgen. Je laat ook geen tekstverwerker ontwikkelen, je pakt gewoon MS Word ‘off the shelf’ en werkt daarmee. Wat ook belangrijk is, is dat we onze aandacht willen houden op onze klanten en projecten. Dit speelt zich nagenoeg allemaal af in het publieke domein, dus wij voelen de verantwoordelijkheid om zo efficiënt mogelijk te werken. Ons werk kent weinig herhaling. In tegenstelling tot bijvoorbeeld veel accountants, werken wij vrijwel altijd op regiebasis. De uren worden in QicsMilestones bijgehouden en hier vanuit gefactureerd. Dit is nogal een verschil met hoe wij dit vroeger deden. Ooit hielden wij in Excel de urenstaten bij, ofschoon dat al meer dan 10 jaar geleden is. Sinds we met QicsMilestones werken is er een veel betere integriteitscontrole en hebben we een veel beter inzicht in hoeveel uren de adviseurs werken. Het is meer gestructureerd en betrouwbaarder. De hele cyclus naar het factureren toe verloopt beter. En sinds wij ‘projecten’ in QicsMilestones gebruiken, verloopt het facturatieproces nóg beter en sneller. We zijn erg tevreden.

We maakten gebruik van Unit4, maar op een bepaald punt was de toekomst met dat pakket enigszins onzeker. Daarop hebben we goed gekeken naar welke functionaliteiten wij gebruikten en zijn daar oplossingen voor gaan zoeken. Bij dit proces zijn we overigens goed ondersteund door Richard Schouten van Asista IT. We gebruiken overigens naast QicsMilestones ook Yuki en Payt. Deze combinatie werkt heel soepel waardoor onze tijdsbesteding voor de facturering is gehalveerd. Misschien nog wel meer. Behalve dat we veel sneller zijn, kunnen we ook vroeger starten in de maand. Nu starten we meestal op de 1e van de maand met factureren. Voorheen moest eerst de week worden afgesloten, om de maandfacturatie te kunnen starten. Nu hebben we op de eerste dag meestal al ruim 75% gefactureerd en dat is een heel ander beeld dan vroeger. Bij het proces zijn ook minder mensen betrokken. We hadden vroeger iemand apart voor facturatie, nu wordt dit grotendeels door de declaranten zelf gedaan. In het begin deden we overigens meer zaken anders. Maar we hebben intern wat zaken aangepast nadat we software ongeveer een half jaar hebben gebruikt. Bij ons is één persoon het meeste betrokken geweest bij de implementatie van QicsMilestones. Deze weet nu verreweg het meeste van het pakket. En die know-how is nodig bij het aanpassen van bepaalde zaken. Als die persoon om welke reden dan ook wegvalt, zijn we kwetsbaar. Aan de andere kant, we weten dat we de helpdesk van Qics altijd kunnen raadplegen of Qics kunnen vragen om training of begeleiding. Hoe dan ook, uiteindelijk is ons hele proces door door de combinatie van QicsMilstones, Yuki and Payt beter en strakker ingeregeld. Als ik een cijfer mocht geven, dan is dat een dikke 8.

Ik ben een groot voorstander van automatisering en als directeur/eigenaar van dit kantoor ligt bij mij de rol om hier voortrekker in te zijn. De digitale ontsluiting van gegevens en digitaal communiceren, is steeds belangrijker aan het worden. Wij wilden hier met ons kantoor ook echt in verder. Ons toenmalige pakket Unit4 leek deze visie niet echt te delen en bood onvoldoende mogelijkheden. We zijn toen in de markt gaan kijken en kwamen uit bij MijnKantoor die onder andere een mooie chatfunctie met klanten bood. Een klein nadeel bij dit pakket is de urenregistratie. Wij hebben toen ons licht opgestoken bij Fiscount die adviseerde te kijken naar QicsMilestones. Dat sprak ons aan. Helaas heb ik een tijdje terug door persoonlijke omstandigheden een achterstand met declareren opgelopen. Ongeveer tegelijkertijd waren we bezig met de implementatie van QicsMilestones. Omdat ik al achterliep, was dat al met al best pittig. De implementatie zelf duurde slechts anderhalve dag, mede door de goede ondersteuning in het voortraject. Zo kijk je kritisch naar je huidige werkwijze. Hoe gaat het proces eruit zien en wat moet er precies op de factuur komen te staan? Gelukkig bleek na enige tijd dat het uren schrijven en het factureren beter en sneller ging dan in ons toenmalige pakket, waardoor ik de achterstand makkelijker kon inlopen. Het enige waar ik soms naar verlang, is om met een druk op de knop data te kunnen exporteren naar Excel. Ik weet dat er wel Power BI mogelijkheden zijn in het pakket, maar daar moet ik me nog eens in gaan verdiepen. Nu ben ik heel tevreden. Doordat je makkelijk projecten kunt aanmaken en daar uren op kunt schrijven, is alles heel goed bij te houden. Qics heeft ons ook geholpen met wat maatwerkondersteuning en aanpassingen omdat wij vrij ver gaan in declaratiecodes. Die kunnen we nu ook goed invoeren. Als ik de software een cijfer mocht geven en ik vergelijk het met onze oude software, dan is dat zeker een 9+.

Ik ben belast met alle IT-gerelateerde zaken, kortgezegd: IT-manager. Vanuit deze rol ben ik ook betrokken geweest bij de selectie van QicsMilestones als pakket. We waren voorheen een ‘Alure-kantoor’. Alure is een alles-in-één-pakket. In eerste instantie waren we ook op zoek naar een vervanger daarvoor. Toch hebben wij op aanraden van onze partner ‘Full-Finance’, ook AuditCase en QicsMilestones als één partij uitgenodigd omdat deze pakketten goed integreren. We hebben de keuze voor nieuwe software niet licht opgevat. Met een team van 10 man hebben de we de selectiecriteria opgesteld. De beste mocht winnen. Voor ons, met onze eisen en wensen, waren QicsMilestones en AuditCase de winnaars. Daarbij was het voor ons belangrijk dat de oplossing een volwaardige cloudoplossing is. In de keuze speelde voor ons tevens mee dat de interface er mooi en gebruiksvriendelijk uitzag. En die is gewoon een stuk beter dan we gewend waren. Dat het pakket goed ‘smoelt’ en een betere interface biedt, zorgde voor een snellere acceptatie. Hoe duidelijk en gebruiksvriendelijk het is, wordt bijvoorbeeld duidelijk wanneer je een collega uitlegt hoe een scherm werkt. Met een korte uitleg kan iedereen ermee werken. Ook de filmpjes die Qics maakt voor de gebruikers, helpen ongetwijfeld hierbij. Achteraf blijkt dat kiezen voor een combinatie van pakketten, inclusief QicsMilestones, de beste keuze is geweest. Daarbij gebruiken we overigens Exact Online als financieel pakket. Als geheel werkt het voor ons uitstekend. We merken overigens dat bij het werken met QicsMilestones, we steeds beter inzien dat de standaard werkwijze van het pakket efficiëntie-voordelen biedt. Ik ben zoals gezegd zeer tevreden over QicsMilestones, er is niets dat ik eraan zou willen toevoegen.

We kwamen op het pad van Qics, we hebben een presentatie gezien en waren verkocht. Inmiddels werken we met de laatste versie, QicsMilestones, die weer een stuk moderner is. Sommige collega’s verlangen nog altijd naar die oude versie, maar overschakelen naar iets nieuws is nu eenmaal wennen. Als kantoorleider ben ik degene die uren accordeert en factureert en ik ben erg tevreden. Tevreden over wat ik ermee kan en tevreden over de snelheid waarmee ik er mee kan factureren. Met ons kantoor versturen we gemiddeld tussen de 150 en 200 facturen per maand. Wij vinden het erg belangrijk dat de klant zich kan vinden in wat er op de factuur staat. Daarom staat er een duidelijke omschrijving op de factuur. In gemiddeld 4 tot 5 uur stuur ik alle facturen de deur uit. Wat ik heel erg belangrijk vind, is het kunnen werken met budgetten. Stel dat ik een budget heb voor een klant van € 10.000, dan wil ik kunnen zien hoe ver ik ben. En dat kan, met één druk op de knop zie ik waar ik sta, bijvoorbeeld op de helft van mijn budget. Alles zit in QicsMilestones: managementinformatie, de hele maandelijkse flow, gewoon alles wat je nodig hebt. En dat zeg ik terwijl wij bovengemiddeld kritisch zijn. Dit hoor ik ook terug van andere softwareleveranciers. Maar kritisch zijn doen we niet alleen voor onszelf, dit doen wij ook voor anderen. Stel dat wij zonder QicsMilestones zouden moeten, dan zou dat een ramp zijn. Op diverse fronten. Ook voor de kasstroom, snel factureren is belangrijk! Nee, ik moet er niet aan denken. We gebruiken niet alleen de software van Qics, maar we doen ook zaken met het bedrijf. Daarom vind ik het fijn om de mensen achter het bedrijf te leren kennen. De bijeenkomsten die Qics normaal gesproken organiseert voor klanten zijn daar ook ideaal voor. Jammer dat dit nu door Corona is uitgesteld.

Ik ben sinds 2013 belastingadviseur voor Tijmen Kroes en hou me bezig met het hele traject van administratie, jaarrekeningen, aangiften, advisering en begeleiding. Ons kantoor bedient zowel bedrijven als particulieren. Ook houd ik me, samen met een andere collega bezig met de facturatie voor ons kantoor. Vanuit die rol ken ik QicsMilestones goed. We werken nu zo’n acht jaar met de software van Qics. Daarvoor gebruikten we Exact voor Windows in combinatie met Excel om de facturatie voor elkaar te krijgen. Wat later werkten we ook nog met maatwerk software, maar dit werkte niet naar tevredenheid. Onze Exact-leverancier adviseerde ons eens te kijken naar QicsTime en dat hebben we destijds in gebruik genomen. Inmiddels is deze versie vervangen door QicsMilestones. We gebruiken het pakket voor de urenregistratie voor onze cliënten en voor de facturatie. Wanneer we bezig zijn met een jaarrekening, een aangifte of vennootschapsbelasting, dan wordt dit keurig genoteerd. Vervolgens is het uur maal tarief en kunnen er facturen van worden gemaakt. Onlangs hadden wij een vraag over de koppeling met Exact, hier gaat Qics dan direct voor ons achteraan. Wat ook prettig is aan het werken met QicsMilestones is dat het ons veel tijdswinst heeft opgeleverd. Vroeger waren we gerust 1,5 week bezig met de maandelijkse facturatie. Nu doen we dat in regel in grofweg 2 dagen. Er blijft aan ‘uren-facturen’, met een specificatie, altijd wat handwerk. Daar gaan we niet aan ontkomen. Dit jaar zijn we wel gestart om te gaan werken met voorschotten. Wanneer we deze namelijk zonder specificatie kunnen versturen, kunnen we nóg meer tijdswinst boeken. Marcel Rozendal – Tijmen Kroes - Apeldoorn

“Ik gebruik QicsMilestones om uren te controleren, om termijnen (vaste prijsafspraken) en facturen te controleren en om te factureren. We gebruiken het pakket al een hele tijd. In 2015 stapten we over van AccountView naar QicsMilestones. Ik werk hier al 12 jaar, dus deze switch, evenals de doorontwikkeling van QicsMilestones, heb ik helemaal meegemaakt. In 2015 was er nog de Silverlight-versie van QicsMilestones. De tegenwoordige HTML-versie is op sommige punten nóg makkelijker. Bijvoorbeeld dat je alle regels kunt selecteren in een factuurvoorstel en dat je eenvoudig de factuurteksten aan kunt passen. Soms is het wel even zoeken: wat is nu de makkelijkste manier om iets voor elkaar te krijgen? Als ik ergens tegenaan loop, schiet ik een melding in en probeer ik dat bij consultant Thessa Bouber neer te leggen. Thessa kent onze organisatie inmiddels heel goed en is hier ook op kantoor geweest, dus dat schakelt heel snel. Thessa heeft het wel erg druk, dus het kan zijn dat iemand anders uit haar team je dan helpt. Zo heb ik laatst contact gehad met een andere consultant Rachel en na een korte kennismaking kon ook zij ons goed helpen. Wat goed is aan het werken met QicsMilestones, is dat wij ons proces ook gaandeweg aanscherpen. Met onze declaranten kijken we naar wat het handigst werkt en vervolgens bepalen we hoe dat in de software opgelost of ingesteld kan worden.” - Bianca van Miltenburg - VHM | ABC. Over VHM | ABC

Begeleiding bij implementatie perfect, software voldoet ook aan de verwachtingen

Een toegankelijk systeem wat geheel naar eigen wens is in te richten. Ondersteuning is plezierig.

We zijn overgestapt van Alure naar QicsMilestones. QicsMilestones werkt zeer prettig. Uren en facturen zijn voor onze branche van groot belang voor de cashflow. De overgang naar Qics verliep soepel, en zonder problemen. Tijdschrijven in QicsMilestones is zeer eenvoudig en overzichtelijk. De begeleiding bij de implementatie was/is erg goed. Bij iedere stap van de implementatie hebben we dan ook "Smilestones" geïntroduceerd :). Ook het factureren is goed geregeld. Kort om: ik kan QicsMilestones aan iedereen aanbevelen. Voor ons is het QicsSMilestones!!!!

Wanneer je start met Qics is het even wennen, zeker omdat op dit moment nog twee schermen door elkaar worden gebruikt. De verschillende mogelijkheden zijn heel fijn. Er worden goede nieuwe instellingen gemaakt. Nieuwe ureninvoer is vele malen sneller. Overzichtelijke rapportages kunnen snel worden gemaakt.

Werkt fijn. Goede grip op de uren en facturatie

QicsMilestones geeft structuur aan de verschillende facturatievormen en afspraken en daarmee overzicht. Plus efficiency in de verwerking van abonnementen en administratieve handelingen.

Werkt fijn, goede (nieuwe) interface. Snelle en goede support.

snellere ontwikkeling van de html site

werkt uitstekend uren/facturen versus exact online